Redefiniendo el ejercicio de la abogacía: las nuevas tendencias crean desafíos y oportunidades

Las nuevas tendencias en el diseño de oficinas, la tecnología y la gestión de la competencia crean desafíos y oportunidades

La industria legal se encuentra en medio de cambios tremendos que inevitablemente tendrán un impacto profundo en la forma en que los abogados enfocan su negocio. A raíz de estos cambios, las firmas de abogados enfrentan el desafío de controlar el aumento de los gastos, mejorar los servicios al cliente y la capacidad de respuesta, impulsar la eficiencia e infundir apoyo tecnológico para mejorar la productividad general. Las nuevas tendencias en planificación espacial, tecnología de documentos, seguridad de datos y los servicios ofrecidos redefinirán la forma en que las oficinas legales practican, cómo satisfacen las necesidades siempre cambiantes de su base de clientes y cómo se posicionan estratégicamente de manera competitiva.

Obtener una ventaja competitiva

Si bien mucho ha cambiado en lo que respecta a la ley, el diseño y la tecnología de las oficinas de abogados, el desafío de mantener una ventaja competitiva sigue siendo de interés principal para las prácticas legales. La adopción de las medidas necesarias para garantizar la supervivencia en esta industria en constante cambio prevalecerá a medida que se transforme el sector legal. Adoptar los avances tecnológicos en la gestión, el almacenamiento y la recuperación de documentos; revolucionando el espacio de oficina tradicional para permitir más movilidad, agilidad y flexibilidad; y abrir nuestros ojos a un amplio espectro de servicios externos se convertirá en factores clave de éxito.

En una encuesta reciente de las 1200 firmas de abogados más grandes de Estados Unidos, el 98% de los abogados estuvo de acuerdo en que el teletrabajo aumentará en los próximos 10 años. ¿Cómo logrará su bufete de abogados los objetivos necesarios para ayudar a su empresa a prosperar en este mercado competitivo sin comprometer su actividad principal? ¿Cómo implementará y equilibrará estos cambios para maximizar la rentabilidad y obtener una ventaja competitiva?

El proceso comienza con el desarrollo de una mejor comprensión de cuáles son las tendencias legales clave y cómo estas tendencias pueden moldear la forma en que opera su negocio y, en última instancia, cómo afectarán el resultado final.

¿Cómo influirán las tendencias en el funcionamiento de su empresa?

Selección y diseño de edificios:El espacio legal tradicional de alquileres altos está dando paso a propiedades inmobiliarias más optimizadas a medida que las grandes firmas consolidan sus operaciones y optan por un espacio funcional y simplificado. Si bien todavía prevalece un espacio de trabajo impresionante, es posible que tener una propiedad costosa y de alto perfil ya no tenga sentido comercial. Para ayudar en la selección de edificios, más bufetes de abogados están buscando la experiencia de un corredor de bienes raíces imparcial y exclusivo para inquilinos para ayudarlos en el proceso de selección de edificios. Los arquitectos que se agregan al equipo de arrendamiento al principio del proceso ayudan a los bufetes de abogados a desarrollar requisitos de espacio específicos mediante el análisis de los aspectos culturales y funcionales del negocio. Muchas empresas están optando por el diseño sostenible a medida que esta iniciativa llega a la corriente principal. El objetivo a largo plazo: crear un espacio que cumpla con los requisitos funcionales y refleje positivamente a la empresa.

TENDENCIAS PARA OBSERVAR – Inmobiliarias Las propiedades inmobiliarias opulentas y de alto alquiler para las prácticas jurídicas se están trasladando a espacios de oficinas más pequeños y eficientes. Las tendencias indican que más abogados están utilizando su espacio de oficina como una herramienta para apoyar al personal, mejorar los servicios y crear un espacio de trabajo que promueva la flexibilidad, la colaboración y el avance tecnológico.

Espacio y tamaño de oficina: Si bien la influencia de definir el estado y comunicar la visibilidad de la marca sigue siendo importante en el sector legal, las tendencias de los bufetes de abogados indican que el espacio de oficina y la asignación dentro de la práctica están cambiando drásticamente. Con muchas prácticas legales que buscan reducir los gastos generales, la reducción espacial se ha convertido en uno de los medios más importantes para racionalizar los gastos. Dentro de la propia oficina, las oficinas compartidas para socios jubilados, las estaciones de trabajo universales, la consolidación de los espacios para conferencias y la reducción del espacio de la biblioteca jurídica están a la vanguardia de los cambios. Las salas de guerra o, esencialmente, los espacios grupales centrales para los abogados que trabajan en juicios de casos, se están convirtiendo en la norma y permiten una forma rentable de apoyar a los equipos en un entorno que apoya la colaboración.Las oficinas de pasajeros con conexiones para computadoras y teléfonos brindan una conveniencia flexible cuyo objetivo es proporcionar un espacio reservado para abogados visitantes o socios jubilados.

El espacio como herramienta : las oficinas legales sensibles, simples y sofisticadas del futuro son más diversas que nunca. El espacio no necesariamente equivale al estatus, ya que más bufetes de abogados se están reduciendo para reducir los gastos generales y ver el espacio como una herramienta para ayudarlos a administrar sus negocios de manera más efectiva. Cada vez más oficinas apuestan por entornos más sanos y sostenibles, entornos más relajados y comunitarios con mejores servicios y, sin duda, más movilidad para facilitar las reuniones desde prácticamente cualquier lugar dentro o fuera de la oficina. El espacio de oficina y el profundo efecto que puede tener en la productividad general de su oficina están impulsando un cambio en la forma en que las prácticas ven el perfil de su espacio.

Tres factores que se deben considerar al determinar los requisitos de espacio: Simple: considere cómo funciona su oficina, la proximidad del espacio de oficina a las comodidades clave, los grupos de apoyo y los entornos de trabajo en equipo. La eficiencia dentro de la oficina mejorará enormemente si considera el proceso y crea espacios que se adapten a ellos.

Funcional : los muebles juegan un papel clave en la funcionalidad de su oficina. La selección y colocación de muebles con éxito puede resultar extremadamente beneficiosa al permitir la reducción de la superficie total de la oficina, así como liberar espacio en el piso principal. Además, la consolidación de los espacios para conferencias, la agrupación de espacios para reuniones y el traslado del almacenamiento tradicional de libros a zonas de investigación pueden tener un gran impacto en el funcionamiento de su empresa.

Eficaz : el espacio de oficina debe tener agilidad para funcionar de manera eficaz, lo que le permitirá a usted y a su personal responder rápidamente a las necesidades cambiantes. Las nuevas oficinas deben satisfacer las demandas actuales y proporcionar la base necesaria para el crecimiento futuro y el avance tecnológico.

Gestión de documentos: Oficina sin papel: ¿mito o realidad? Desde el inicio de las computadoras de escritorio, las oficinas sin papel han sido el sueño de la mayoría de las empresas. La mayoría de las prácticas legales cuestionan si este objetivo de una oficina sin papeles es realmente alcanzable. La verdad es que el papel es una parte necesaria y clave de la práctica de los despachos de abogados y, hasta el día de hoy, una buena parte del trabajo diario todavía se basa en papel. Sin embargo, hay esperanza. Los avances tecnológicos están llevando a las oficinas hacia un entorno sin papel o, al menos, con poco papel.

A través de tecnología avanzada, los abogados tienen opciones para ayudarlos en la gestión de registros (RM), el proceso de identificación, organización, mantenimiento y acceso a todos los registros que la organización crea y recibe durante sus operaciones diarias. Las nuevas opciones incluyen una gran variedad de opciones para convertir documentos en papel en archivos digitales con capacidad de búsqueda, incluidos escáneres digitales, administración de documentos, almacenamiento de documentos y subcontratación.

Sin embargo, hacer la transición a una oficina sin papel o con poco papel es una tarea abrumadora para la mayoría de las prácticas legales. Muchos se preguntan por dónde empezar, qué tecnología adoptar y qué efecto tendrán estos cambios en sus resultados.

Crear un entorno en el que los abogados se asocien con especialistas en tecnología para adaptar sus necesidades será un factor clave de éxito. A medida que se adopten los avances, los procesos de flujo de trabajo electrónico, los sistemas de recuperación de documentos y la seguridad de los datos serán la norma. La gestión del conocimiento será un factor crítico de éxito, ya que los clientes exigen más y esperan pagar menos.

Si bien muchas empresas se han mostrado reacias a aprovechar estos avances debido a los desafíos de seguridad; el futuro estará impulsado por empresas que adopten la tecnología como un medio para mejorar los procesos y la eficiencia.

TENDENCIAS PARA OBSERVAR A medida que la tecnología continúa siendo un catalizador para el cambio en el sector legal, los sistemas eficientes y los avances de vanguardia en seguridad y accesibilidad de datos impulsarán a los bufetes de abogados del futuro a cambiar hacia un entorno más digital.

Seguridad de los datos: garantizar que los datos vitales se mantengan a salvo de la corrupción, controlar la accesibilidad y garantizar la privacidad absoluta de los datos personales es de primordial importancia para las prácticas legales. Si bien la mayoría de los bufetes de abogados toman las medidas adecuadas para garantizar la protección de los datos personales, las infracciones pueden ocurrir y ocurren. Como resultado, los sistemas eficientes y los avances de vanguardia en seguridad y accesibilidad de datos están impulsando a las firmas de abogados del futuro a cambiar hacia una tecnología más digital. A medida que se adopten los avances, los procesos de flujo de trabajo electrónico y los sistemas de recuperación de documentos se convertirán en la norma. Muchas empresas se muestran reacias a aprovechar estos avances debido a los desafíos de seguridad; sin embargo, el futuro estará liderado por empresas que trabajan con tecnología para mejorar los procesos y la eficiencia.

Proporciones de personal / subcontratación: como muchos abogados buscan formas de reducir los gastos generales y aumentar los ingresos, los servicios que alguna vez fueron integrales brindados dentro de los muros de las prácticas legales se están moviendo hacia tasas de subcontratación. El otrora expansivo equipo de secretarias, mecanógrafos, asistentes legales y administradores se está reduciendo drásticamente. Muchas empresas están pasando de una proporción de 1 o 2 a 1 a una métrica de 4 a 1.

Varios grandes bufetes de abogados están adoptando la idea de subcontratar el trabajo legal de rutina a nivel local, nacional y, en algunos casos, internacional a India, Corea del Sur, Australia y otros lugares con costos laborales mucho más bajos. Los clústeres de soporte en los que un grupo de profesionales brinda apoyo a una gran cantidad de abogados se están volviendo más comunes junto con el personal de soporte administrativo y de TI ubicado en una ubicación más remota y rentable. La industria legal de los EE. UU., Según datos del gobierno, es una industria de $ 184 mil millones con un millón de abogados capacitados y aproximadamente 500,000 personal de apoyo, como asistentes legales y asistentes. Las tendencias indican que miles de puestos de trabajo del personal de apoyo se subcontratarán en los próximos años.

TENDENCIAS A TENER EN CUENTA : Subcontratación en el extranjero Este año, 12.000 empleos legales se trasladaron al extranjero, un mero 1%; sin embargo, para el año 2015, espere que esta tendencia continúe a medida que se subcontraten unos 40.000 puestos de trabajo proyectados.

Bibliotecas / Investigación : Las extensas bibliotecas legales que alguna vez ocuparon una gran parte del espacio de las oficinas legales están siendo reemplazadas por tecnología de escritorio. Muchas empresas están convirtiendo el espacio que alguna vez estuvo reservado para la biblioteca de encuadernación rígida en espacios de reuniones polivalentes más flexibles. Las bibliotecas de investigación y almacenamiento de libros tradicionales están siendo reemplazadas por zonas de investigación dentro de la oficina que ocupan un mínimo de pies cuadrados. Busque que la biblioteca del futuro sea lo suficientemente pequeña como para caber en un disco en su bolsillo.

Salas de conferencias:Tecnología, videoconferencia, conectividad, colaboración y flexibilidad son palabras de moda asociadas con el cambio en las salas de conferencias. Lo que alguna vez fue el centro formal y tradicional de la empresa ahora está siendo reemplazado por un grupo de conferencias, áreas de descanso y espacios de apoyo flexibles que ofrecen lo último en equipos de audio y videoconferencia, conectividad y pantallas. Las reuniones se llevan a cabo de manera más informal en la cafetería, en pequeños centros especializados o en lo que solía ser la biblioteca. Los bufetes de abogados están estableciendo centros de conferencias con tecnología de punta y las últimas tendencias en diseño de mobiliario flexible para dar cabida a reuniones grandes o pequeñas. El nuevo espacio para conferencias incorpora un espacio de trabajo colaborativo más informal con algunas oficinas que incorporan cafeterías para promover y mejorar la interacción social.

TENDENCIAS PARA VER : Un cambio en las salas de conferencias Lo que alguna vez fue el centro formal y tradicional de la empresa ahora está siendo reemplazado por un grupo de conferencias, áreas de descanso y espacios de apoyo flexibles que ofrecen lo último en equipos de audio y videoconferencia, conectividad y Despacho Juridico CDMX.

Herramientas de negociación / arbitraje: los bufetes de abogados están descuConsejos para decorar tu despacho jurídico (fotos, ideas y consejos) | LPbriendo la importancia de utilizar el espacio en su beneficio para sopesar el resultado de la negociación y el arbitraje. Al tener en cuenta la psicología del espacio físico y utilizarla como herramienta, los abogados pueden cambiar potencialmente los resultados a su favor. Los clientes abogados están utilizando instalaciones cómodas, relajantes y de mantenimiento, lo que permite una base libre de estrés para negociar.

Servicios auxiliares : para satisfacer las diversas necesidades de su base de clientes y generar más ingresos, muchos abogados están incorporando servicios auxiliares en su repertorio actual de servicios legales. Los servicios auxiliares mejoran el atractivo de valor agregado para las prácticas legales al brindar a los clientes servicios adicionales de conveniencia para satisfacer sus necesidades inmediatas. Convertirse en un “proveedor de servicio completo” que ofrece una variedad de servicios legales y no legales, sin embargo, tiene su parte de preocupaciones éticas que son parte de un debate en curso.

 

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